icon_eye
8 800 250-57-57
Частным лицам 8 495 723-77-77
Бизнесу 8 800 700-77-16
Онлайн-звонок
Напишите нам в WhatsApp
Информация по картам частных лиц
Блокировка утерянных карт, информация об операциях, остатках, пополнениях и снятиях наличных

Статьи

Как экономить на офисных расходах

Анализируйте, на что уходят средства, устанавливайте ограничения по бюджету и товарам. О том, как организовать прозрачный оборот средств и управлять расходами, рассказывает эксперт Mastercard - Маргарита Комаревич

На одного сотрудника компании в месяц в среднем уходит до 5 000 рублей только на канцелярию. Причем часто владелец бизнеса даже не задумывается, на что идут деньги из бюджета, и оплачивает счета по факту. При грамотном учёте затраты на офис можно сократить на 20%. Я расскажу, как это сделать.

Шаг 1. Изучите, куда уходят деньги

Как правило, для ежемесячного обеспечения офиса требуются: канцелярия, чай, кофе, вода и хозяйственные товары. Реже техника и мебель. Эти вещи необходимы для поддержания работоспособности офиса, но вопрос стоит в количестве закупок и ценах.

Запросите у офис-менеджера или бухгалтера список и количество товаров, которые закупались для офиса в течение последних 6-12 месяцев, и посмотрите, сколько товаров сотрудники израсходовали по факту. Так вы поймёте, какое количество товаров для офиса покупают и по каким ценам, а сколько фактически расходуют.

Шаг 2. Проанализируйте, что можно сократить

Параметры сокращения расходов:

  • Расход бумаги. Самая объёмная и неконтролируемая статья. По статистике, 61% офисов использует для печати от 11 до 50 листов в день. Уточните у сотрудников, что они печатают. Переходите на электронный документооборот и отчётность, чтобы не использовать бумагу на документы.
  • Количество товаров на одного сотрудника. Например, если видите, что на одного человека идет по 5 ручек — это явно много, вряд ли он все исписывает за месяц. Сокращайте.
  • Цены. Проверьте актуальность стоимости. Если цены выше рыночной, поменяйте подрядчика или договоритесь с существующим о скидках. Также посмотрите на марки, которые закупают. Если сотрудники заказывают перьевые ручки Parker, покупайте для них более дешевые шариковые или гелиевые.
  • Фактический расход. Если видите, что покупают по 5 кг кофе, а выпивают в месяц только 3 кг, сократите норму.

Шаг 3. Установите лимиты и нормы

Фиксированный бюджет помогает держать закупки в пределах нормы, и сотрудники делают покупки обдуманно.

Способы установки лимита:

  • Опыт. Вы изучили статистику за полгода и выявили, что расходы можно сократить на 20 000 рублей за счёт смены поставщика или сокращения объёма закупок бумаги.
  • Возможности. Когда вы готовы тратить на офис не более определённой суммы.

Нормы закупок установите по количеству и брендам товаров. Определите ежемесячный список канцелярии на одного сотрудника, расход чая и воды на офис, а также какие фирмы или ценовые сегменты покупать. Также изучите, кто является поставщиками и можно ли сэкономить в случае с теми же чаем и водой не на объеме, а на скидках от компании.

Шаг 4. Контролируйте расходы

Учитывать расходы можно в таблице Excel. Назначьте ответственного сотрудника, бухгалтера или офис-менеджера для ежемесячного ведения учёта. У этого метода есть минусы: он не позволяет оперативно получить информацию и не исключает погрешностей из-за ошибок сотрудника.

Еще один эффективный способ контроля расходов — оформить сотрудникам бизнес-карты.

Бизнес-карта — это банковская карта, которая привязана к расчётному счёту вашего ИП или ООО. При оплате такой картой вы используете деньги компании. Бизнес- картой можно оплачивать любые затраты: от канцелярии до программного обеспечения, а также командировочные и представительские расходы.

Вы передаёте карту ответственному за закупки, устанавливаете денежный лимит и не волнуетесь о том, что выйдете за пределы бюджета по офисным расходам. Если же у вас несколько филиалов или офисов, отдельные бизнес-карты можно сделать для каждого директора, бухгалтера или менеджера, ответственного за закупки.

Благодаря карте расходы становятся систематизированными и их легко контролировать. Выписки по бизнес-карте дают полную информацию о ежедневном движении денежных средств. Вы можете посмотреть расходы в любой момент времени и отследить затраты по категориям.